Doklady zdarma Tarify Návod Přihlásit

Návod, který vás provede celou firmou

Od první faktury po portál zákazníka, terén i půjčovnu — prakticky, bez omáčky.

Procházet kapitoly

Co v návodu najdete

Screenshoty odpovídají aktuálnímu rozhraní Zafaro. Menu se může lišit podle tarifu a role.

Začínáme za pár minut

Registrace firmy, onboarding a nástěnka — bez školení a bez migrace dat na začátek.

  1. 01 Na zafaro.app zvolte Založit firmu a vyplňte IČO (načte se z ARES), e-mail a heslo majitele.
  2. 02 Po registraci projdete krátkým průvodcem — bankovní účet pro QR, logo a první kontakt. Krok můžete kdykoli dokončit později.
  3. 03 Přihlaste se na /admin, vyberte firmu a otevře se nástěnka: pohledávky, zakázky, sklad a trial.
  4. 04 Fakturujete jen občas? Na stránce Doklady zdarma stáhnete ostré PDF bez účtu — stejný vzhled jako v aplikaci.
Nástěnka Zafaro
Nástěnka — přehled firmy na jedné obrazovce

Nastavení firmy

Údaje z nastavení se propíší na faktury, nabídky i daňové doklady. Jednou nastavíte — všude sedí.

  1. 01 Nastavení → Firma: IČO, DIČ (u plátce), adresa, logo, jednatel a zápis v OR.
  2. 02 Zvolte režim DPH — plátce vidí DPH na řádcích a rekapitulaci na PDF; neplátce zadává cenu k úhradě.
  3. 03 Bankovní účty: výchozí účet pro QR platbu (číslo / kód banky, IBAN, SWIFT).
  4. 04 Šablony faktur: klasická, profesionální nebo moderní + akcent barvy. Náhled PDF hned uvidíte.
  5. 05 Číselné řady nechte výchozí (VF-, CN-, DL-…) nebo upravte podle zvyklostí účetní.
Nastavení firmy
Nastavení firmy — identita, DPH a výchozí chování dokladů

Kontakty, katalog a nabídky

Od poptávky k odsouhlasené ceně. Zákazník schválí v portálu — bez loginu do vašeho účtu.

  1. 01 Obchod → Kontakty: odběratelé i dodavatelé včetně IČO a DIČ pro B2B.
  2. 02 Katalog: opakované položky — materiál, práce, sazby DPH, volitelně sklad.
  3. 03 Cenovou nabídku sestavíte z řádků, odešlete e-mailem (PDF + odkaz na portál).
  4. 04 Zákazník nabídku schválí nebo zamítne. Po schválení ji převedete na zakázku nebo objednávku jedním tlačítkem.
Nová cenová nabídka
Cenová nabídka — řádky, DPH a odkaz na portál ke schválení

Vydané faktury — daňový doklad

Koncept → vystavení → PDF. U plátce titulek „Faktura – daňový doklad“ a rekapitulace DPH.

  1. 01 Finance → Vydané faktury → Nová faktura (nebo Zahraniční faktura v EUR/USD).
  2. 02 Vyplňte odběratele, DUZP, splatnost a položky. Uložte koncept (dočasné číslo KONCEPT-…).
  3. 03 Tlačítkem Vystavit fakturu získáte definitivní číslo a kontrolu náležitostí.
  4. 04 Náhled / PDF, e-mail, ISDOC, dobropis, dodací list nebo výdej ze skladu.
  5. 05 Typy: standardní, zálohová, doklad k přijaté záloze, vyúčtovací, dobropis.
Detail vydané faktury
Vystavená faktura — akce, PDF a párování úhrad

Přijaté faktury, banka a DPH

Náklady, chytré párování plateb a podklady pro účetního — bez ručního přepisování CSV.

  1. 01 Přijaté faktury zadáte ručně nebo importem PDF / ISDOC / QR.
  2. 02 Import banky: CSV z Fio, ČSOB, KB, Air Bank, Raiffeisen, Moneta…
  3. 03 Párování plateb navrhne spojení podle VS a částky — vy jen potvrdíte.
  4. 04 Přehled DPH a Export pro účetního (Excel, POHODA XML, Money S3, ISDOC).
  5. 05 Finance+: zápočty, opakované faktury a cashflow přehledy podle tarifu.
Párování plateb
Párování plateb — návrh podle VS a částky

Opakované faktury

Servisní paušály, nájem, pravidelná údržba — systém připraví další doklad v termínu.

  1. 01 Vytvořte šablonu opakované faktury (odběratel, položky, interval).
  2. 02 Zvolte periodu (měsíc / čtvrtletí / rok) a den generování.
  3. 03 Systém připraví koncept nebo vystaví doklad podle nastavení — zkontrolujete a odešlete.

Zakázky, kalendář a vyúčtování

Paušál nebo T&M, tým, náklady, příplatky a fakturace z jednoho místa.

  1. 01 Zakázkový list propojí nabídku, tým, deník, fotky, náklady a faktury.
  2. 02 Režim paušál vs. T&M (čas a materiál) — průběžné vyúčtování a návrh položek faktury.
  3. 03 Kalendář zakázek ukáže termíny a kapacity napříč firmou.
  4. 04 Smlouva o dílo a předávací protokol — když je sdílíte, jsou i v portálu zákazníka.
Seznam zakázek
Zakázky — stav, tým a napojení na doklady

Portál zákazníka

Bezpečný odkaz místo hesla. Méně telefonátů, víc jistoty na obou stranách.

  1. 01 Portál nabídky: zákazník otevře odkaz z e-mailu, prohlédne PDF a schválí / zamítne.
  2. 02 Portál zakázky: zapnete přístup, prodloužíte platnost odkazu a nasdílíte fotky nebo doklady.
  3. 03 Zprávy zůstávají u zakázky — ne ve ztracených WhatsApp vláknech.
  4. 04 Odkaz neotevírá váš účet ani jiné zakázky. Po vypnutí nebo vypršení přestane fungovat.

Práce v terénu

Časovač a deník na mobilu. I bez signálu — po připojení se synchronizuje.

  1. 01 Otevřete Práci v terénu (Worker desk) z menu nebo ikony na ploše telefonu (PWA).
  2. 02 Spusťte časovač u zakázky, zapište deníkový záznam a přiložte fotku.
  3. 03 Offline fronta drží zápisy, dokud není síť — nic se neztratí v suterénu ani na stavbě.
Práce v terénu
Terén — časovač, deník a rychlé akce na mobilu

Sklad

Příjemky, výdejky, inventury a stav zásob — volitelný modul podle tarifu.

  1. 01 Sklad zapnete v Nastavení → Firma a u položek katalogu povolíte skladové sledování.
  2. 02 Přehled skladu ukáže stavy a položky pod minimem.
  3. 03 Z vystavené faktury vytvoříte výdejku akcí Vydat ze skladu.
  4. 04 Sklady mohou být např. hlavní sklad, auto nebo pobočka — přesuny mezi nimi evidujete doklady.
Přehled skladu
Sklad — stavy, minima a pohyby

Nářadí a půjčovna

Vlastní park nářadí na zakázkách — a volitelně půjčovna zákazníkům se smlouvou a kaucí.

  1. 01 Evidence nářadí: inventář, výdej na zakázku, rezervace, servisní stav.
  2. 02 Půjčovna: smlouva se zákazníkem, kauce na pokladně, vrácení a vyúčtování fakturou.
  3. 03 Vše držíte v jednom systému — ne v Excelu vedle fakturace.

Servis a termíny

Hlídání revizí, kontrol a servisních smluv — ať termín neuteče mezi zakázkami.

  1. 01 Založte servisní smlouvu nebo termín kontroly u kontaktu / zařízení.
  2. 02 Systém připomene blížící se termíny (v aplikaci, volitelně SMS podle kreditů).
  3. 03 Neřeší certifikované revizní protokoly — řeší plánování a návaznost na zakázku.

SMS upozornění

Splatnosti, připomínky a důležité stavy — zákazník dostane SMS, když to dává smysl.

  1. 01 V Nastavení firmy zvolíte poskytovatele (BulkGate, SMSbrána, GoSMS, Twilio) nebo log režim.
  2. 02 Kredity SMS dokoupíte v předplatném / nastavení — Zafaro SMS nehradí z paušálu.
  3. 03 Zapnete typy upozornění, které firma chce posílat (např. upomínky).

Uživatelé a role

Každý kolega vidí jen to, co potřebuje — majitel, účetní, dispečer, řemeslník, prohlížení.

  1. 01 Nastavení → Uživatelé firmy — pozvete kolegy e-mailem.
  2. 02 Majitel spravuje vše včetně předplatného. Účetní finance. Řemeslník terén a své zakázky.
  3. 03 Role Prohlížení = jen čtení bez úprav dokladů (vhodné pro externího poradce).
Uživatelé firmy
Uživatelé a role — přístup podle odpovědnosti

Předplatné a tarify

Plaťte jen zapnuté moduly. Měsíčně, čtvrtletně nebo ročně — kartou (GoPay) nebo převodem.

  1. 01 Nastavení → Předplatné: aktuální tarif, trial a doplňky.
  2. 02 Porovnejte Start, Řemeslník, Firma a Komplet na stránce Tarify.
  3. 03 Po trialu zvolíte balíček; SMS kredity a některé doplňky dokoupíte zvlášť.
Předplatné
Předplatné — tarif, trial a platba

Typický tok zakázky

Doporučená cesta od první poptávky po export pro účetní.

  1. Kontakt
  2. Cenová nabídka
  3. Schválení v portálu
  4. Zakázka
  5. Záloha (volitelně)
  6. Práce v terénu
  7. Vyúčtovací faktura
  8. E-mail / PDF
  9. Banka a párování
  10. Export účetní
Porovnat tarify Doklady zdarma